Celem dobrego wdrożenia nowej osoby do organizacji jest właściwa integracja pracownika z firmą – tak aby czuł się komfortowo w jej kulturze organizacyjnej, wiedział jak działa organizacja i zarazem dobrze rozumiał, czego się od niego oczekuje.
To proces równie istotny z punktu widzenia obecnych członków zespołu. Brak wdrożenia do istniejącego teamu może powodować, że pracownicy będą rozpraszani przez nowego członka zespołu zadającego nieustanne pytania i poszukującego rozwiązań. Może to utrudniać późniejszą integrację i negatywnie wpływać na atmosferę w zespole.
Integracja nowych pracowników może być kosztowna i czasochłonna, ale jeśli zostanie wykonana prawidłowo, w dłuższej perspektywie pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.
O co zatem warto zadbać wdrażając nową osobę do zespołu?
1. Przygotuj zespół na przybycie nowej osoby
Nowa osoba w zespole zazwyczaj wzbudza dużą ciekawość wśród obecnych pracowników. Dlatego bardzo ważne jest, aby przed pojawieniem się nowego pracownika w firmie odpowiednio wcześnie zapowiedzieć jego obecność w zespole - przedstawiając m.in. jego rolę w organizacji, doświadczenie i umiejętności. Tutaj pomocny będzie prosty e-mail lub krótkie spotkanie z zespołem, które będzie zapowiedzią nadchodzących zmian. Daj swojemu zespołowi czas na przygotowanie się, niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenia, przydział ról, zmianę biurek, czy też dodawanie do odpowiednich systemów – każdy potrzebuje czasu na zaadaptowanie się do zmian.
2. Przypisz „opiekuna” nowemu pracownikowi
Możliwość zwrócenia się do kogoś, kto odpowie na najprostsze z pozoru pytania, takie jak miejsce zapisywania plików lub najlepsza pora na lunch, jest jednym z najłatwiejszych sposobów na to, aby nowa osoba szybko się zadomowiła. Dlatego warto pomyśleć o zastosowaniu roli „opiekuna”, który będzie towarzyszył nowemu pracownikowi w pierwszych dniach, czy tygodniach pracy. Osoba przypisana do tej roli powinna dobrze znać kulturę organizacyjną firmy, by tym samym dostarczyć nowemu pracownikowi informacji wykraczających poza tradycyjne szkolenia stanowiskowe. Jej rolą jest również zachęcać pozostałych pracowników do dzielenia się z swoimi spostrzeżeniami, narzędziami, wiedzą i technikami, których nauczyli się podczas pracy w firmie. Ważne jest, aby nie przypisywać do roli „opiekuna” osób pełniących funkcje managerskie - ponieważ powinno to być nieformalne połączenie osób, które mogą ze sobą prowadzić równorzędne relacje w ramach firmy. Sukces tego rozwiązania zapewni niewątpliwie formalne określenie zadań i celów - udokumentowany proces określający obowiązki i zadania w relacji nowy pracownik – „opiekun”, którymi powinni się zajmować w ciągu pierwszych kilku dni lub tygodni zatrudnienia.
3. Zadbaj o niezbędny sprzęt i procedury
Przed pojawieniem się nowej osoby w pracy upewnij się, że nowy członek zespołu ma skonfigurowany sprzęt i posiada niezbędne dostępy do systemów. Równie istotne jest, aby od pierwszego dnia zapoznał się z zasadami i procedurami obowiązującymi w firmie.
Wiele organizacji obdarowuje nowych pracowników pakietami powitalnymi, które niewątpliwie mogą sprawić, że nowy członek zespołu poczuje się doceniony (mogą to być np. markowy długopis, notatnik, kubek, podkładka pod mysz itp.).
Niezależnie od tego, jak wygląda proces onboardingu w Twojej organizacji, upewnij się, że masz wszystko gotowe i że nowa osoba została odpowiednio wcześniej poinformowana o wszystkich formalnościach etc. – w tym ewentualnej dostawie sprzętu (jeśli będzie pracować zdalnie) lub czego może się spodziewać, gdy przyjdzie do pracy pierwszego dnia.
4. Poinformuj nowego pracownika, kim są jego interesariusze
Schemat organizacyjny to świetny sposób na zilustrowanie formalnej hierarchii firmy, ale równie ważne jest poświęcenie czasu na wyjaśnienie struktury personalnej firmy i wewnętrznych najlepszych praktyk. Zaplanuj czas na zaprezentowanie osób i ich funkcji – opowiedz do kogo zwracają się pracownicy z konkretnymi sprawami, jaki jest najlepszy sposób kontaktu z poszczególnymi działami, kim są ludzie odpowiedzialni za kluczowe obszary w firmie itp. Takie drobne z pozoru informacje mogą uspokoić nowicjusza i sprawić, że nowe interakcje będą mniej stresujące.
5. Zapewnij zadania na pierwszy tydzień pracy
Pierwszy tydzień pracy nowego pracownika, jak i kolejne tygodnie powinny być starannie zaplanowane. Formalne wprowadzenie doskonale usprawnia proces w przypadku wszystkich nowych pracowników. Jeśli Twoja firma nie posiada jednak zdefiniowanego programu onboardingu, zadbaj o przygotowanie listy zadań na pierwszy tydzień pracy, zorganizuj niezbędne szkolenia, zbierz potrzebne informacje o firmie – to zapewni płynne wypełnienie czasu oraz doskonałe wdrożenie do nowej organizacji.
Zadbaj o regularną komunikację z nowym pracownikiem - zwłaszcza jeśli zdalnie rozpoczyna nową rolę. Dobrym pomysłem może być zorganizowanie nieformalnego spotkania w ciągu pierwszego tygodnia lub dwóch, co pomoże się zaaklimatyzować i zadawać pytania w bardziej swobodny sposób np. wspólny lunch online. Cokolwiek wybierzesz, spróbuj wprowadzić aktywności, które zachęca do współpracy zespołowej i pozwala uniknąć niezręcznej ciszy.
Procesy wdrażania nowych pracowników będą się różnić w zależności od poziomu stanowiska. Osoba zatrudniona na wyższym stanowisku będzie wymagała innego wdrożenia niż świeża absolwentka uczeln. Wyniki w obydwu przypadkach powinny być jednak tak samo satysfakcjonujące.