Polityka zgłaszania nieprawidłowości

​

SPEAKING UP POLICY – Polityka zgłaszania nieprawidłowości (Procedura zgłoszeń wewnętrznych)

​

Cpl zobowiązuje się do zachowania najwyższych możliwych standardów w swojej działalności, zarówno jako agencja rekrutacyjna, jak i Pracodawca. Cpl w równym stopniu angażuje się we wspieranie otwartego środowiska i kultury pełnej odpowiedzialności w miejscu pracy. Osoby pracujące w Cpl powinny być w pełni świadome, że są uprawnione do zgłaszania wszelkich działań, które podlegają niniejszej polityce, jak opisano poniżej.

Whistleblowing (sygnalizowanie) ma miejsce, gdy pracownik/pracownica zgłasza obawy lub ujawnia informacje, które odnoszą się do wykroczeń, nielegalnych praktyk lub nieetycznego postępowania, o których dowiedział(a) się w trakcie pracy. Cpl zobowiązuje się do wspierania kultury, która zachęca osoby pracujące w Cpl do ujawniania informacji wewnętrznie w odpowiedzialny i skuteczny sposób.

Zgodnie z niniejszą polityką pracownik/pracownica jest uprawniony do zgłaszania zauważonych problemów, czy ujawniania informacji bez obawy o kary lub groźby dot. mniej korzystnego traktowania lub dyskryminacji.

​

Zakres:

Niniejsza polityka ma zastosowanie do "pracowników" oraz „pracownic”, których można zdefiniować jako: pracowników oraz pracownice (byłych lub obecnych, pełnoetatowych, nie pełnoetatowych lub tymczasowych), osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umów cywilno-prawnych, przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników, członków oraz członkinie organów osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystów, wolontariuszy oraz praktykantów. Polityka ma zastosowanie także do osób fizycznych,
w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

W niniejszej polityce wszystkie ww. rodzaje osób podejmujące działania na podstawie tej polityki są określane mianem osoby sygnalizującej.

​

Cele Polityki:

Celem Polityki dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości jest nadanie pełnej skuteczności postanowieniom Dyrektywy (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE, w tym m.in.:

• Zapewnienie łatwo dostępnego kanału, za pośrednictwem którego osoby sygnalizujące mogą ujawniać obawy o istotnych wykroczeniach;

• Zachęcanie pracowników oraz pracownice do zgłaszania wątpliwości i ujawniania informacji w sposób pewny i bezpieczny;

• Zapewnienie, że w miarę możliwości osoba sygnalizująca otrzyma odpowiedź na swoje obawy i przekazane informacje;

• Zahamowanie nadużyć we wszystkich spółkach Grupy Cpl;

• Zapewnienie ochrony przed działaniami odwetowymi, karą lub groźbą kary za ujawnienie informacji zgodnie z niniejszą polityką

Czym jest chronione ujawnienie informacji:

Chronione ujawnienie informacji definiuje się jako ujawnienie istotnych informacji, na które osoba sygnalizująca zwróciła uwagę w związku z jej zatrudnieniem, które w uzasadnionym przekonaniu osoby zatrudnionej w Cpl wskazują na co najmniej jedno istotne wykroczenie.

Zaniepokojenie lub ujawnienie powinno odnosić się do istotnego wykroczenia, takiego jak np. oszustwo, przestępstwo, niebezpieczeństwo lub nieprzestrzeganie jakiegokolwiek obowiązku prawnego, na które zwrócono uwagę w związku z zatrudnieniem i co do którego istnieje uzasadnione przekonanie o popełnieniu wykroczenia. Przykładowe wykroczenia mogą być następujące:

• Popełniono przestępstwo lub istnieje prawdopodobieństwo jego popełnienia;

• Doszło, dochodzi lub może dojść do korupcji;

• Osoba nie dopełniła, nie dopełnia lub prawdopodobnie nie dopełni obowiązku prawnego;

• Doszło, dochodzi lub może dojść do pomyłki sądowej;

• Zdrowie i bezpieczeństwo danej osoby było, jest lub może być zagrożone;

• Wystąpiły, występują lub mogą wystąpić szkody dla środowiska;

• Doszło, dochodzi lub może dojść do naruszenia zasad firmy;

• Doszło lub może dojść do działania lub zaniechania w związku z zamówieniami publicznymi, usługami finansowymi, produktami i rynkiem, bezpieczeństwem produktów i zgodnością z przepisami, ochroną środowiska, promieniowaniem, bezpieczeństwem transportu, bezpieczeństwem żywności, zdrowiem publicznym, ochroną konsumentów, ochroną prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwem sieci i systemów informatycznych;

• Informacje wskazujące na którekolwiek z powyższych zostały, są lub mogą zostać celowo zatajone.

Cpl chce mieć pewność, że wszelkie wykroczenia są zgłaszane i rozpatrywane w sposób terminowy i sprawiedliwy.

​

Procedura zgłaszania chronionego ujawnienia informacji:

Cpl ustanowiło wewnętrzne kanały zgłaszania dla osób, które chcą zgłosić ujawnienie, na piśmie lub ustnie lub w obu tych formach. Osoba sygnalizująca może skorzystać z jednego z poniższych kanałów:

• Email:Protecteddisclosure@cpl.ie

• SpeakingUp Portal: zgłoszenie może zostać przesłane anonimowo w ramach Grupy OSI, poprzez poniższy link: https://os.speakup.report/os(Kod firmy: 107703)

• QR Code: zeskanuj kod QR używając swojego telefonu (Kod firmy: 107703)

Osoba sygnalizująca poprzez adres email może również zawnioskować o zorganizowanie fizycznego spotkania lub rozmowy telefonicznej w celu omówienia ujawnienia informacji. W takim wypadku należy skontaktować się z Cpl przy użyciu adresu email wskazanego powyżej, przedstawiając swoją prośbę o spotkanie. Zostanie ono zorganizowane w dogodnym terminie od daty złożenia wniosku, nie później jednak niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

Odpowiedź na ujawnienie:

• Pisemna odpowiedź na ujawnienie zostanie potwierdzona tak szybko jak to możliwe lub nie później niż w ciągu 7 dni.

• Ujawnienie zostanie przydzielone wyznaczonej bezstronnej osobie ("Wyznaczona osoba"), która zostanie odpowiednio przeszkolona do przeprowadzenia oceny informacji.

• Odbiorca najpierw rozważy, czy zgłoszona sprawa powinna być traktowana jako ujawnienie chronione, czy powinna zostać rozważona w ramach innej procedury, takiej jak procedura dotycząca skarg/godności w pracy, nękania lub molestowania seksualnego.

• W przypadku, gdy sprawa jest traktowana jako ujawnienie chronione, dalsza komunikacja
  z osobą sygnalizującą może być konieczna w celu wyjaśnienia lub uzyskania dalszych informacji. Istnieje taka możliwość, że sprawa zostanie uznana za rozwiązaną w sposób satysfakcjonujący dla osoby sygnalizującej na podstawie dyskusji i wyjaśnień na tym etapie.

• Może zaistnieć potrzeba dalszego zbadania ujawnienia lub dalszego dochodzenia. Każde badanie lub dochodzenie będzie prowadzone z zastosowaniem obiektywnych i uczciwych zasad w odniesieniu do zasad naturalnej sprawiedliwości. Wnioski z takiego badania lub dochodzenia zostaną przekazane osobie sygnalizującej, wraz z podstawą do wyciągnięcia danych wniosków, chyba że byłoby to sprzeczne z innymi zasadami/zobowiązaniami prawnymi, w tym poufnością, prywatnością danych i przywilejami. W pewnych okolicznościach właściwe może być skierowanie sprawy do odpowiedniej zewnętrznej instytucji egzekwowania prawa.

• Jeśli po przeprowadzeniu oceny ujawnienia wyznaczona osoba zdecyduje, że nie ma dowodów na to, że doszło do wykroczenia, sprawa zostanie zamknięta, a osoba sygnalizująca poinformowana. Wyznaczona osoba może odnieść się do innych wewnętrznych procedur bardziej odpowiednich dla danej sprawy.

• Informacja zwrotna na temat wyniku procesu zostanie przekazana osobie sygnalizującej w ciągu 3 miesięcy od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.

Środki ochrony i zakaz działań odwetowych:

Osoba sygnalizująca, która zgłosi ujawnienie i ma uzasadnione przekonanie, że doszło do wykroczenia, nie zostanie ukarana przez Cpl, nawet jeśli obawy lub ujawnienie okażą się bezpodstawne.

Wobec osoby sygnalizującej, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z osobą sygnalizującą zakazane jest stosowanie poniższych działań odwetowych:

• Odmowa nawiązania stosunku pracy;

• Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

• Nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy osoba sygnalizująca miała uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nią zawarta taka umowa;

• Obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

• Wstrzymanie awansu lub szkolenia lub pominięcie przy awansie lub szkoleniu,

• Pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

• Przeniesienie na niższe stanowisko;

• Zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

• Przekazanie innemu pracownikowi/pracownicy dotychczasowych obowiązków osoby sygnalizującej;

• Niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

• Ostracyzm;

• Nieuzasadniona negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

• Nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

• Przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

• Mobbing;

• Nieprawdziwe negatywne referencje dotyczące zatrudnienia;

• Spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

• Działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

• Umieszczenie na tzw. czarnej liście;

• Wcześniejsze rozwiązanie lub anulowanie umowy na towary lub usługi;

• Nałożenie obowiązku lub odmowa przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi;

• Nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym na badania psychiatryczne, chyba że odrębne przepisy przewidują możliwość skierowania pracownika/pracownicy na takie badania;

• Dyskryminacja;

• Groźby lub inne niekorzystne traktowanie wynikające ze zgłoszenia wątpliwości lub ujawnienia informacji na podstawie uzasadnionego przekonania;

• Wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia osoby sygnalizującej;

Jeśli uważasz, że podejmowane są względem Ciebie działania odwetowe w wyniku ujawnienia informacji zgodnie z niniejszą polityką, powinieneś/powinnaś niezwłocznie poinformować o tym swojego przełożonego/swoją przełożoną lub osobę z działu HR.

Zasady niniejszej Polityki zgłaszania nieprawidłowości

• Poufność: Wszystkie zgłoszenia będą traktowane przez organizację w sposób poufny. Tożsamość osoby zgłaszającej ujawnienie może zostać ukryta, o ile nie utrudni to lub nie udaremni dochodzenia. Mogą zaistnieć okoliczności, w których zachowanie poufności nie będzie możliwe, np. w sytuacji formalnego procesu dochodzenia, które ujawni źródło informacji, a osoba, która dokonała ujawnienia, może być zobowiązana do złożenia oświadczenia jako części materiału dowodowego.

• Zgłaszanie anonimowe: Ujawnienie może być zgłoszone w sposób anonimowy. Z praktycznego punktu widzenia może być ono wtedy trudne do zbadania. Zachęcamy pracowników do podawania swoich nazwisk w trakcie zgłaszania ujawnienia chronionego, z naszym zapewnieniem poufności tam, gdzie to możliwe, w celu ułatwienia odpowiednich działań następczych. Ułatwi nam to ocenę ujawnionych informacji i podjęcie odpowiednich działań lub wszczęcie dochodzenia.

• Zarzuty: Żadne działania nie zostaną podjęte przeciwko osobie, która w dobrej wierze postawi zarzut, który nie zostanie potwierdzony w późniejszym dochodzeniu. Dokonując ujawnienia, osoba powinna zadbać o to, aby informacje były dokładne. Jeśli ktoś jednak w złej wierze złoży złośliwe lub dokuczliwe roszczenia, przeciwko takiej osobie mogą zostać podjęte działania dyscyplinarne.

• Wiktymizacja: Żadna osoba, która zgłosi wykroczenie w ramach niniejszej procedury,
  nie będzie represjonowana przez Spółkę. Wszelkie przypadki wiktymizacji będą traktowane jako sprawa dyscyplinarna.

• Ujawnienie nieobjęte ochroną: Skargi personalne lub dotyczące miejsca pracy, które dotyczą bezpośrednio pracownika/pracownicy nie są uważane za wykroczenie. Sprawy, dla których istnieją inne, odpowiednie procedury, na przykład procedury rozpatrywania skarg w odniesieniu do własnej umowy o pracę pracownika/pracownicy nie są ujawnieniem chronionym. Należy pamiętać, że w przypadku własnego zatrudnienia lub sytuacji osobistej w miejscu pracy, tego typu sprawy powinny być rozwiązywane za pomocą m.in. Procedury rozpatrywania skarg czy godności w miejscu pracy lub Procedury dot. prześladowania i molestowania seksualnego.

• Osoba, która jest podmiotem ujawnienia: Osoba, która jest podmiotem ujawnienia ma prawo do sprawiedliwego traktowania. Podczas trwania dochodzenia podjęte zostaną wszelkie uzasadnione kroki w celu ochrony poufności osób, które są podmiotem zarzutów w ujawnieniu chronionym w oczekiwaniu na wynik dochodzenia.

Zgłoszenia zewnętrzne oraz ujawnienia publiczne

Celem Polityki dotyczącej chronionego zgłaszania nieprawidłowości jest zapewnienie w miejscu pracy możliwości reagowania na obawy lub ujawnienia dotyczące niewłaściwego postępowania. Jesteśmy przekonani, że kwestie te mogą być rozwiązywane wewnętrznie i zdecydowanie zachęcamy pracowników oraz pracownice do zgłaszania takich obaw wewnątrz organizacji jako pierwszej formy sygnalizowania nieprawidłowości. Mamy jednak świadomość, że mogą zaistnieć sytuacje, w których pracownik lub pracownica może chcieć dokonać zgłoszenia zewnętrznego, a przepisy unijne przewidują szereg możliwości w tym zakresie.

Zgłoszeń zewnętrznych można dokonywać

• do Rzecznika Praw Obywatelskich: https://bip.brpo.gov.pl/pl

• bezpośrednio do organów publicznych (w razie wątpliwości Rzecznik Praw Obywatelskich może pomóc wskazać odpowiedni organ publiczny).

Ponadto, osoba sygnalizująca może dokonać ujawnienia publicznego i podlega ochronie, w sytuacji jeśli osoba sygnalizująca dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a Cpl, a następnie organ publiczny w terminie, na przekazanie informacji zwrotnej, ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie, na przekazanie informacji zwrotnej, ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego, nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych, ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej (chyba że osoba sygnalizująca nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację).

​

Naruszenie zasad/polityki:

Podejrzenie naruszenia niniejszej polityki w przypadku pracowników oraz pracownic zatrudnionych w ramach Cpl podlega dochodzeniu przewidzianemu w procedurze dyscyplinującej. Może ono skutkować podjęciem działań naprawczych, włącznie ze zwolnieniem.

Osoby, które chcą, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwiają jej to lub istotnie utrudniają, podlegają procedurze dyscyplinującej Cpl (w przypadku osób zatrudnionych przez Cpl) oraz odpowiedzialności karnej zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Osoby, które karzą lub podejmują działania odwetowe wobec osób sygnalizujących, osób, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia lub osób powiązanych z osobą sygnalizującą, będą podlegać działaniom dyscyplinującym w ramach procedur Cpl (w przypadku osób zatrudnionych przez Cpl) oraz podlegają odpowiedzialności karnej zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Od osób sygnalizujących nie oczekuje się udowodnienia prawdziwości zarzutu. Osoby sygnalizujące muszą jednak mieć uzasadnione przekonanie, że istnieją podstawy do ich obaw. Każda osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega działaniom dyscyplinującym w ramach procedur Cpl (w przypadku osób zatrudnionych przez Cpl) oraz odpowiedzialności karnej zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

​

Zmiany polityki:

Cpl zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki i powiadomi o wszelkich zmianach z 1-miesięcznym wyprzedzeniem.

W przypadku pytań związanych z tą polityką skontaktuj się z przedstawicielem działu HR lub skorzystaj z danych kontaktowych dostępnych na naszej stronie internetowej.